Die Erstellung von Dienstplänen ist eine zeitaufwendige und komplexe Aufgabe. Je größer die Anzahl der Beschäftigten, desto aufwendiger gestaltet sich die Organisation von Arbeitszeiten und Urlaubstagen.
Eine Dienstplansoftware ist die innovative Lösung für diese Herausforderung. Neben der Funktion Dienstplan erstellen bietet eine Software eine Reihe weiterer Anwendungsmöglichkeiten, die Unternehmen dabei unterstützen, Arbeitszeiten effizient zu verwalten, die Dienstplanung zu optimieren und die vorgegebene Arbeitszeiterfassung zu integrieren. Mit individuellen Vorlagen können Dienstpläne in kurzer Zeit und mit ausreichend personellen Kapazitäten erstellt werden.
Dienstplanung
Die Dienstplansoftware ist genau auf die Anforderungen zur Erstellung von Dienstplänen zugeschnitten. Mit benutzerfreundlichen Tools und einer intuitiven Menüführung ermöglicht die Software das einfache Festlegen der Arbeitszeitstrukturen in einer Mustervorlage. Dabei können Arbeitszeiten den Mitarbeitenden zugeordnet werden, wobei individuelle Präferenzen, unvorhergesehene Ereignisse und bedarfsgerechte Planung mühelos einbezogen werden.
Eine gute Anwendung unterstützt die Dienstplanung durch automatische Vorschläge und benachrichtigt, wenn mögliche Engpässe entstehen. Eine wichtige Funktion ist die Anpassungsfähigkeit: Die Anforderungen an Dienstpläne ändern sich kontinuierlich. Eine Software muss den Spielraum bieten, Arbeitszeiten, Schichtmuster und Urlaubszeiten unkompliziert zu modifizieren. Über Schnittstellen kann die Dienstplansoftware in bestehende Systeme im Unternehmen integriert werden. Dies ermöglicht einen nahtlosen und fehlerfreien Datenaustausch. Diese Schnittstellen verbessern nicht nur interne Abläufe, sondern fördern auch die abteilungsübergreifende Kommunikation im Personalwesen.
Arbeitszeiterfassung
Mit der Gesetzgebung zur vollständigen Arbeitszeiterfassung aller Arbeitnehmenden sehen sich viele Unternehmen einem dringenden Handlungsbedarf gegenüber, da die Pflicht zur Zeiterfassung der Mitarbeitern für jeden Betrieb gilt. Benötigt werden Systeme, die jede Arbeitsminute einfach und präzise erfassen können. Dies kann über verschiedene Methoden erfolgen: Die klassische Stempeluhr im Betrieb, eine Online-Zeiterfassung über Tablets und PCs oder eine mobile App, die insbesondere für Firmen mit diversen Aufgabenbereichen passend ist.
Apps können bei Vor-Ort-Terminen genutzt werden, um den Arbeitsbeginn minutengenau zu festhalten, wobei die Daten in Echtzeit erfasst werden. Umfangreiche Berichtsfunktionen ermöglichen eine detaillierte Einsicht und Analyse der gesammelten Daten. So sind Arbeitszeiten und Überstunden auf einen Blick erkennbar und es ist ersichtlich, wo Optimierungsbedarf besteht. Die Anpassung von Arbeitskosten, die Bewertung der Mitarbeiterleistung oder die Überprüfung der Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften sind mit der geeigneten Anwendung schnell umsetzbar.
Verwaltung und Kommunikation
Dienstpläne erfordern ein hohes Maß an Flexibilität. Unvorhergesehene Ereignisse wie Krankheiten oder dringende Termine müssen sich schnell integrieren und entstehende Lücken geschlossen werden können. Ein wichtiges Element ist die Darstellung in Echtzeit: Verantwortliche haben den aktuellen Stand der Dienstplanung stets im Blick, können bei Bedarf schnell Anpassungen vornehmen, Engpässe adressieren und Vertretungen organisieren. Auch Urlaubsanträge werden direkt im System gestellt und dort genehmigt, was die Kommunikation zentralisiert und erheblich vereinfacht. Dies führt nicht nur zu einer Reduktion von Verzögerungen, sondern auch zu einer allgemeinen Steigerung der Zufriedenheit aller Beteiligten.
Stichwort Datenschutz
Verantwortliche haben den aktuellen Stand der Dienstplanung stets im Blick, können bei Bedarf schnell Anpassungen vornehmen, Engpässe adressieren und Vertretungen organisieren. Es ist daher essenziell, dass Unternehmen sich für ein System zur Erfassung der Arbeitszeit und der Dienstplanerstellung entscheiden, das die Datenschutzgesetze einhält. Der Anbieter Shiftbase bietet eine umfassende Lösung für Zeiterfassung und Dienstpläne.
Nutzer erhalten die gewünschte Unterstützung zur Optimierung der Arbeitsabläufe und zur Steigerung der Produktivität, während gleichzeitig ein hoher Datenschutzstandard gewährleistet wird. Dazu zählen moderne Verschlüsselungstechnologien und Datenschutzpraktiken, die die Sicherheit und Vertraulichkeit der erfassten Daten garantieren.
