Zeiterfassung bei der Arbeit ist für Unternehmen ein wichtiges Thema. Egal ob im Homeoffice oder im Außendienst, die Arbeitszeit muss auch mobil erfasst werden. Das kann zu einem echten Mehraufwand werden, sowohl für die Arbeitnehmenden als auch für die Personalverantwortlichen. Die Produktivität kann darunter leiden, wenn die Zeiterfassung mühselig auf Papier notiert und dann in Handarbeit in Excel-Tabellen übertragen wird.
Dabei geht es so viel leichter: digitale Lösungen für die mobile Zeiterfassung machen diesen Prozess schnell und einfach. In diesem Artikel geht es um die Dinge, die bei der mobilen Zeiterfassung beachtet werden müssen und welche Vorteile diese Lösungen bieten.
Dokumentationspflicht: Diese Regeln gelten
Seit einigen Jahren sind Arbeitgeber in der Europäischen Union dazu verpflichtet, ein System anzubieten, in dem die täglichen Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfasst werden können. Auch in Deutschland müssen die Arbeitnehmenden den Anfang, die Dauer und das Ende ihres Arbeitstages aufzeichnen. Diese Daten müssen zwei Jahre lang gespeichert werden.
Wichtig ist, dass das genutzte System die Arbeitszeiten transparent aufzeichnet. Dazu zählt die Kennzeichnung von Pausen und Überstunden. Arbeitgeber sollten die Dokumentation regelmäßig kontrollieren, um Fehler frühzeitig zu bemerken. Einfach ist es aber, eine digitale Lösung für die Zeiterfassung zu nutzen. Dafür gibt es zum Beispiel die digitale Stempeluhr für’s iPad mit Papershift.com.
Was ist mobile Zeiterfassung?
Für Unternehmen ist Zeiterfassung ein praktisches Werkzeug. Durch regelmäßige Analysen kann nicht nur der Personaleinsatz geplant und optimiert, sondern auch die Produktivität verbessert werden. Im Büro geschieht die Zeiterfassung durch Methoden wie eine Stempeluhr, eine Chipkarte oder ein Computerprogramm. Die Mitarbeiter stempeln sich am Beginn der Arbeitszeit ein und am Ende des Tages wieder aus. Mobil sieht das Ganze jedoch anders aus.
Mitarbeiter im Außendienst oder im Home Office nutzten früher oft handschriftliche Tabellen oder selbstgeführte Excel-Dokumente für die Erfassung ihrer Arbeitszeit. Das ist aber umständlich und anfällig für Flüchtigkeitsfehler. Moderne Systeme nutzen smarte Technologie, um diesen Prozess zu erleichtern. Apps für Smartphones und Tablets funktionieren wie eine digitale Stempeluhr und bieten eine Reihe zusätzlicher Funktionen.
Vorteile der digitalen und mobilen Zeiterfassung
Digitale Zeiterfassungssysteme für unterwegs sind praktisch und einfach. Mit einem Fingertippen ist man bei Arbeitsbeginn eingestempelt und das Arbeitsende ist genauso schnell erfasst. Das geht schneller und zuverlässiger als handschriftliche Notizen oder der Versuch, sich später zu erinnern, wann genau man mit der Arbeit angefangen hat.
Ist das Internet einmal nicht verfügbar, bereitet das keine Probleme bei der Zeiterfassung. Die mobilen Apps arbeiten selbstständig und synchronisieren die erfassten Arbeitszeiten bei der nächsten Gelegenheit mit dem Unternehmen. Die digitalen Systeme zur Zeiterfassung sind auf allen möglichen Smart Devices verfügbar. Egal ob Diensthandy vom Unternehmen oder privates Smartphone des Selbstständigen, alle können die Apps für ihre Zwecke nutzen. Das alles erleichtert die Arbeit für diejenigen, die am Ende die erfassten Arbeitszeiten auswerten und abrechnen.
Fairness und Motivation für Mitarbeiter
Durch den Einsatz eines digitalen Systems für die Zeiterfassung entsteht ein offenes und transparentes Verhältnis zur Arbeitszeit. Mitarbeiter wissen jederzeit, wie viele Stunden sie gearbeitet haben. So werden auch sämtliche Überstunden korrekt abgerechnet. Das System sorgt auch dafür, dass alle ihre gerechten Pausenzeiten bekommen. Diese Fairness sorgt für ein besseres Arbeitsklima. Die Gewissheit, dass die Arbeitszeit für alle Kollegen objektiv erfasst wird, gibt den Mitarbeitern ein positives Gefühl. Dadurch sind sie motivierter und arbeiten produktiver. Sie erledigen ihre Pflichten zielstrebiger und wissen, dass zusätzliche Anstrengung auch gewürdigt wird.
Fazit
Unternehmen müssen sich mit dem Thema Zeiterfassung neu auseinandersetzen. Die Gesetzeslage ändert sich und viele der traditionellen Methoden sind nicht mehr zeitgemäß. Darum ist es eine gute Idee, ein digitales System für die mobile Zeiterfassung zu nutzen. Das verringert nicht nur den Aufwand bei der Erfassung und Auswertung der Arbeitszeit, sondern wirkt sich auch positiv auf das Arbeitsklima aus.
