Wirtschaft & Finanzen

Interne Meldestellen: Wann ist ein Whistleblower-System Pflicht?

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Die EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblower sieht vor, dass Mitarbeiter:innen von Unternehmen und Organisationen, die arbeitsbezogene Missstände und Regelverstöße melden, keine Repressalien zu befürchten haben. Rechtsbrüche und menschenunwürdige Arbeitsbedingungen stehen im Fokus des allgemeinen Interesses und müssen aufgedeckt und beseitigt werden.

Damit dies umgesetzt werden kann, wird firmeninternes Wissen benötigt, das über anonyme Kommunikationswege gemeldet werden soll. Für die erfolgreiche Umsetzung dieses Ziels muss in vielen Unternehmen ein Whistleblower-System eingerichtet werden. Mit der Umsetzung der EU-Richtlinie in die nationale Gesetzgebung setzt die deutsche Regierung ein Signal zum Schutz von Hinweisgebern.

Welche Unternehmen benötigen ein Whistleblower-System?

Das Modell zur Umsetzung von Systemen zum Schutz von Hinweisgebern sieht einen Stufenplan nach Unternehmensgröße vor. Ab einer Zahl von 50 Beschäftigten ist die Einrichtung eines sicheren Systems verpflichtend. Der gesetzliche Rahmen fordert bei großen Unternehmen eine sofortige Umsetzung und in zeitlicher Abfolge die Realisierung in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Firmen, die Bestandteil eines Konzerns sind, benötigen nur eine zentrale Meldestelle.

Es ist Unternehmen freigestellt, ein eigenes System zu integrieren oder einen Dienstleister mit der Aufgabe zu betreuen. Der Dienstleister muss konform der gesetzlichen Vorgaben tätig sein und die Anonymität garantieren. Bei Missachtung der verpflichtenden Vorgaben drohen hohe Bußgeldzahlungen.

Was genau ist gefordert?

Der Schutz von Hinweisgebern hat eine besondere Bedeutung. Nur Personen, die sich sicher sein können, keine Form der Vergeltung zu erleben, melden arbeitsbezogenen Missstände. Arbeitgeber sind in der Pflicht, ein Umfeld zu schaffen, in dem keine Meldung aus Angst verschwiegen wird. Die Umsetzung kann über verschiedenen Mechanismen erfolgen. Ombudspersonen nehmen vertrauensvoll Meldungen entgegen und gehen diesen nach.

Anonyme Kommunikationswege stehen zur Verfügung, die nicht an das interne Firmennetz gebunden sind, sondern über Web-basierte Softwarelösungen realisiert werden. Eine Kombination aus unterschiedlichen Mechanismen schafft Vertrauen und setzt die gesetzlichen Vorgaben gründlich um. Das Ziel ist es, einen völlig anonymen Meldeweg zu schaffen. Nur die eine Person, die den Sachverhalt entgegennimmt und bearbeitet, darf die Identität des Hinweisgebers kennen.

Das intelligente Hinweisgeberschutzsystem

Die Umsetzung von gesetzlichen Vorgaben und die Einrichtung der technischen Hilfsmittel erfordern juristische Fachkenntnisse und die fachliche Qualifikation. Beides kann Unternehmen vor eine Herausforderung stellen. Damit die Einrichtung nicht zur Gratwanderung entlang der Gesetzeslinie wird, ist es eine gute Option, sich mit fachkundigen Partnern zusammenzuschließen. Ferner können Anbieter eines Hinweisgeberschutzsystems einen umfassenden Service bieten, der auf die Ansprüche des Unternehmens angepasst ist.

Eine Ombudsperson nimmt Hinweise täglich und zu jeder Uhrzeit entgegen und gibt dem Hinweisgeber eine Bestätigung über den Erhalt der Meldung. An dieser Stelle wird der Hinweis eingeordnet und es findet eine Einschätzung hinsichtlich der Plausibilität und dem juristischen Rahmen statt. Jeder anschließende Schritt wird in enger Absprache und den Bedürfnissen des Whistleblowers abgestimmt und durchgeführt. Die Anonymität der Person ist ständig gewährleistet.

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