Die Bürotechnik ist für viele Unternehmer ein leidiges Thema. So leidig, dass sie nicht selten die erstbeste Gelegenheit nutzen, um die Angelegenheit auszulagern. Gerade Jungunternehmer sind aber oft noch nicht in dieser luxuriösen Position. Dieser Artikel zeigt, worauf Unternehmer bei der Auswahl der Bürotechnik achten sollten.
Welche Bürotechnik benötige ich?
Welche Bürotechnik im Einzelnen gebraucht wird, hängt natürlich stark von der entsprechenden Branche ab. So viel ist aber sicher: Ohne leistungsstarkes Digital-Equipment geht heute in den allermeisten Branchen gar nichts mehr. Hier sollte man nicht auf günstige Lösungen vertrauen, sondern zu hochwertigen Produkten greifen – eine große Auswahl bietet beispielsweise Otto Office. Das Sortiment bei Otto Office umfasst vielerlei Bürotechnik, von Smartphones bis hin zu Laserdruckern. Hier müssen Unternehmer aufpassen und genau abwägen, was sie wirklich brauchen. Ein
Beispiel: In einer Digitalagentur wird der meiste Schriftverkehr online abgewickelt. Einmal im Monat verlangt ein Kunde allerdings gedruckte Entwürfe, um sich von der Qualität überzeugen zu können. Weil der Druck nur selten verlangt wird, besorgt der Unternehmer einen günstigen Drucker – warum sonst viel Geld für etwas ausgeben, was kaum genutzt wird?
Genau hier verbergen sich aber mehrere Fallstricke. Erstens liefert günstige Bürotechnik oft nur mangelhafte Ergebnisse, der Kunde könnte von den Entwürfen enttäuscht sein. Zweitens ist günstige Bürotechnik schnell überholt und geht auch schneller kaputt – der Unternehmer zahlt hier also drauf, wenn er ein neues Modell kaufen muss. Das Beispiel zeigt, wie wichtig es ist, sich über jede Notwendigkeit in puncto Bürotechnik Gedanken zu machen. Das gilt insbesondere, wenn das Budget knapp bemessen ist.
Hardware und Software bei Startups
Weiteres Konfliktpotential birgt die Anschaffung von Hard- und Software. Brauche ich wirklich die All-In-One-Software-Suite vom Marktführer mit integriertem Service für Unternehmen? Oder reicht vielleicht auch eine Sparvariante? Hier müssen Unternehmer genau abwägen: Bei bestimmten Anwendungsgebieten – wie etwa der digitalen Bildbearbeitung – führt kein Weg an Profi-Software (und damit auch Profi-Hardware) vorbei. Alles andere würde die Qualität des Produkts und damit die Wahrnehmung der Marke beeinträchtigen – ganz zu schweigen von den Kosten, die indirekt dadurch entstehen, dass die Mitarbeiter mit schlechter Software deutlich länger für das gleiche Ergebnis brauchen.
In anderen Branchen werden PCs und Laptops aber hauptsächlich für die Kommunikation genutzt. Hier muss es unter Umständen nicht immer das teuerste Modell mit riesigem Softwarepaket sein. Im Einzelfall reicht vielleicht auch eine kostenlose Software-Alternative aus. Spätestens, wenn man bestimmte Dateien in Spezialformaten auch an die Kunden schicken muss, sollte man aber immer auf die am Markt am meisten etablierte Technik vertrauen. Ansonsten drohen Komplikationen bei der Kommunikation und schlimmstenfalls wechselt der Kunde dann zu einem Konkurrenten, bei dem alles etwas geschmeidiger läuft.
