Der Konkurrenzdruck steigt stetig und Unternehmen müssen alle Register ziehen, um im Wettbewerb um den Kunden die Nase vorn zu haben. Die Marketingabteilungen werden immer wichtiger, um die eigenen Produkte oder Dienstleistungen so zu präsentieren, damit sie die potenzielle Kundschaft beeindrucken und diese zugreift. PowerPoint-Präsentationen (PPP) sind bei diesem Vorhaben ein mächtiges Instrument, das immer noch vernachlässigt wird. Das ist sehr betrüblich.
Ist es doch die Qualität einer Präsentation, welche die KlientInnen beeindruckt oder eher mit einem undefinierbaren Gefühl allein lässt. In der Regel sind es Präsentationen, die von Mitarbeitern einer Abteilung des Unternehmens nebenher angefertigt und abgehakt werden, die zu einem Misserfolg führen. Das Ziel der Kundenakquise und Kundenbindung wird so bei Weitem verfehlt. Mit der Einbeziehung einer professionellen PowerPoint-Agentur dagegen werden schlummernde Potenziale entdeckt und aufgearbeitet. Belohnt wird ein solches Engagement üblicherweise mit steigenden Verkaufszahlen.
Was ist eine PowerPoint-Präsentation?
PowerPoint ist eine beliebte Software von Microsoft, mit der Bildschirmpräsentationen erstellt werden. Das Programm unterstützt Vortragende anhand von Folien mit der übersichtlichen Aufbereitung von Daten, Tabellen und wichtigen Informationen das jeweilige Thema betreffend. PowerPoint übernimmt während der Präsentation in etwa die Funktion eines Programmheftes im Theater. Es unterstützt die oft zahlreiche Zuhörerschaft dabei, der Präsentation konzentriert zu folgen. Der Vortrag kann mithilfe von PowerPoint kohärent, nachvollziehbar und fesselnd gestaltet werden, sodass die Inhalte in den Köpfen der ZuhörerInnen länger präsent bleiben.
Welchen Zweck erfüllt eine PowerPoint-Präsentation?
Viele UnternehmerInnen stellen sich die Frage, wodurch eine PowerPoint-Präsentation erfolgreich wird. Sind mit ihr doch wichtige Ziele verbunden. Dem Publikum sollen Informationen in der Art vorgestellt werden, damit es zu einer positiven Kaufentscheidung kommt. Dazu müssen sowohl die PräsentatorInnen als auch die Inhalte einer Präsentation erstklassig sein und überzeugen.
Ansonsten besteht die Gefahr, dass das Vorhaben misslingt und für das Unternehmen ein Imageschaden entsteht, der sich in Umsatzeinbrüchen und finanziellen Einbußen ausdrückt. Die Erfahrung zeigt, dass die ZuhörerInnen bei einer schlechten Präsentation den Daumen senken. Nur bei guten Präsentationen wird das Publikum bis zum Ende in den Bann gezogen. Ausschließlich exzellente Präsentationen schaffen es, die Botschaften den Zielgruppen nahezubringen.
Warum professionell erstellte PowerPoint-Präsentationen besser sind
Bei einer PowerPoint-Präsentation ist es nicht ausreichend, die Folien mit Tabellen, Grafiken und Informationen zu füllen. Es kommt darauf an, die Inhalte genau zu durchdenken und strategisch durchzuplanen. Dazu bedarf es umfangreiches Fachwissen und kreative sowie gestalterische Fachkenntnisse. Die Erstellung einer PowerPoint-Präsentation nimmt einige Zeit in Anspruch und kann nicht von einem Tag auf den anderen erfolgen. Für eine adäquate Planung, die Auswahl der richtigen Inhalte, einen stringenten Aufbau sowie ein passendes Design der Folien und eine spannende Dramaturgie ist eine Menge Erfahrung und Fachwissen notwendig.
Das bedeutet, dass die unternehmensinterne Erstellung einer Präsentation Personal und Zeit bindet, die anderweitig besser eingesetzt werden können. Eine professionelle Agentur leistet diese Arbeit in kürzerer Zeit, weil sie das Geschäft kennt. Sie arbeitet effektiver und garantiert für Qualität und Erfolg.
Der Kundenwunsch steht im Fokus
Für eine externe Agentur steht immer die Kundenzufriedenheit im Mittelpunkt ihres Schaffens. Die Furcht zahlreicher UnternehmerInnen, durch das Outsourcing an Einfluss und Gestaltung zu verlieren, ist daher unbegründet. Eine gute Agentur klärt mögliche Wünsche und Anforderungen im Vorfeld ab, damit spätere Unstimmigkeiten vermieden werden.
Wie geht eine professionelle Agentur für Präsentationsdesign vor?
Wenn sich ein Unternehmen dafür entscheidet, eine PowerPoint-Agentur zu beauftragen, ist mit der folgenden Vorgehensweise zu rechnen:
Das Briefing
Eine gute Agentur geht gut vorbereitet in das erste Gespräch mit dem Unternehmen, das sie betreuen soll. Sie nimmt sich ausreichend Zeit, um die Problematik anzugehen. Im Briefing sollte der Agentur umfangreiches Informationsmaterial über das Unternehmen zur Verfügung gestellt werden. Wichtige Themenbereiche sind die Unternehmensgeschichte, das eigene Selbstverständnis sowie das Produktportfolio und die Dienstleistungen, welche angeboten werden. Überdies umfasst das Briefing die Firmenziele und die Ausarbeitung der Zielgruppen, die mit der Präsentation erreicht werden sollen.
Auf der Basis dieser umfassenden Informationen entwickelt die Agentur dann das Design und die Inhalte, welche während der Präsentation angesprochen werden sollen, um den größten Werbeeffekt zu erzielen. Dabei schöpfen die Verantwortlichen der beauftragten Agentur aus dem umfangreichen Fundus erfolgreicher Präsentationen, für die sie in der Vergangenheit federführend waren. Sobald das Konzept erstellt ist, wird es mit den VertreterInnen der Unternehmensleitung abgestimmt.
Die Bestimmung der Zielgruppe
Für die Erstellung einer guten Präsentation ist die Zusammensetzung des Auditoriums von entscheidender Bedeutung. Besonders interessant sind der aktuelle Wissensstand und der jeweilige Wissensbedarf der Zuschauer. Außerdem ist es von Vorteil, genau zu erörtern, ob sich eher EntscheiderInnen oder etwa AnalystInnen im Raum befinden werden, in dem der Vortrag stattfindet. Nur so kann die Präsentation genau auf die Wünsche und Probleme, die das Publikum bewegt, zugeschnitten werden.
Die perfekte Vorbereitung einer PowerPoint-Präsentation
Bevor die erste Folie gefertigt wird, müssen die folgenden Fragen beantwortet werden:
- Soll die Präsentation sachlich ausfallen oder mit optischen Effekten aufwarten?
- Welche Inhalte sind zu integrieren?
- Soll Hoch- oder Querformat genutzt werden?
- Soll ein einheitlicher Hintergrund verwendet werden oder sind verschiedenfarbige Folien erwünscht?
Die Entwicklung des Design-Konzepts
Das Design der Folien muss zum Unternehmen passen. In der Regel bietet die Agentur eine Auswahl an, die sich ins Erscheinungsbild der Firma einfügt, wobei das Corporate Design des Auftraggebers berücksichtigt wird.
Die professionelle Ausarbeitung der Inhalte
Diagramme und Tabellen sind wichtige Bestandteile einer Präsentation. Sind sie doch die geläufigsten und übersichtlichsten Instrumente, um Sachverhalte eindrücklich darzustellen. Allerdings sind sie nur dann von Nutzen, wenn sie sinnvoll eingesetzt und übersichtlich dargestellt werden. Eine bildliche Beschreibung verliert dann an Wert, wenn bei der Präsentation eine ungenügende Auflösung gewählt wird, sodass die Inhalte nicht für alle TeilnehmerInnen zu erkennen sind.
Das Storytelling als wichtiger Bestandteil einer PowerPoint-Präsentation
Bei modernen Präsentationen ist das Storytelling die Königsdisziplin. Gute PräsentatorInnen nehmen ihre ZuschauerInnen damit auf eine Reise, bei der die nüchternen Informationen mit der Fantasie der TeilnehmerInnen des Auditoriums verknüpft werden. Dann sind die Botschaften in besonderem Maße einprägsam. Oft wird die Geschichte am Anfang des Vortrags erzählt. Bessere Ergebnisse werden erzielt, wenn das Storytelling mit der Präsentation verwoben wird und an den richtigen Stellen aufblitzt. Eine spezialisierte Agentur für PowerPoint-Präsentationen vermittelt den Vortragenden exakt das Wissen, wie sie die ZuhörerInnen vom Anfang bis zum Ende des Vortrags fesseln.
Fazit
Eine PowerPoint-Präsentation beinhaltet weitaus mehr als die Ausarbeitung ansehnlicher Folien. Sie ist mit einer Menge Arbeit verbunden. So wird eine Zielgruppenanalyse durchgeführt. Danach müssen die Inhalte definiert und akribisch ausgearbeitet werden. Wer die Dramaturgie eines Vortrags vernachlässigt, sieht sich schnell einer Reihe gähnender TeilnehmerInnen gegenüber, die das Ende des Vortrags herbeisehnen.
Die direkten Folgen einer schlechten Präsentation sind Umsatzstagnation oder Verluste für das Unternehmen, sowohl beim Absatz als auch bei der Reputation. Daher ist es empfehlenswert, bei der Erstellung einer Präsentation auf professionelle Hilfe zurückzugreifen.
