Die Beurteilung der Gefahren in einem Unternehmen, die Mitarbeiterverwaltung, Betriebsanweisungen, E-Learning und Gefahrstoffmanagement sind unmittelbar miteinander verbunden. Mithilfe einer smarten Software ist es möglich, dezentral die wichtigsten Schritte zu steuern und effektiv im eigenen Unternehmen umzusetzen. Wie das funktioniert, soll der folgende Beitrag darstellen.
Was sind die Stärken der digitalen Betriebsanweisung?
Über ein funktionierendes Managementsystem ist es einem Arbeitsschützer möglich, die notwendigen Maßnahmen in dem eigenen Unternehmen umzusetzen und auf alle notwendigen Daten per PC zuzugreifen. Der Arbeitsplatz vor dem Bildschirm gibt jedem die Chance, unabhängig von der Arbeitszeit und dem Ort auf alle Bestandteile und Module der Betriebsanweisungen zurückzugreifen und sich schnell und unkompliziert eine Übersicht zu verschaffen. Auf diese Weise können Unternehmer eine Betriebsanweisung erstellen mit einer Software, um das Maximum aus den Kapazitäten herauszuholen. Dazu gehört ein unkomplizierter schneller Zugriff auf die unternehmensrelevanten Daten und alle Aufgaben, die in Zukunft anstehen und zu erledigen sind.
Auf einen Blick erscheinen alle Module der Software in einem hierarchischen System. So können sich die Nutzer unkompliziert und einfach durch die relevanten Punkte navigieren. Im besten Fall erhält der Unternehmer praktische Eingabehilfen mit Erklärungen, um sich auch ohne Unterstützung durch einen Fachmann in der Software zurecht zu finden. Hilfreich sind dabei Fallbeispiele für die jeweiligen Module, die verdeutlichen, wie sich die Maßnahmen im eigenen Unternehmen umsetzen lassen.
Es geht darum, den Arbeitsschutz mit dem Gesundheitsschutz in einer Software zu verbinden, um einen ganzheitlichen Ansatz zu finden. Auf diese Weise ist es nämlich möglich, die Aufgaben effektiv zu koordinieren. Wichtige Herausforderungen und Lösungen können somit nicht mehr übersehen werden. Der Ärger verlorengegangener Dokumente oder fehlender Dokumentationen sollte mit einem Arbeitsschutzprogramm der Vergangenheit angehören.
Die umfassende Rechtssicherheit und ein flexibler Zugriff
Den meisten Unternehmen und Arbeitgebern geht es um die Rechtssicherheit ihrer Unterweisungen, wenn es um den Arbeitsschutz und den Gesundheitsschutz der Mitarbeiter geht. Das Programm sollte sensibel die persönlichen Daten gegen Übergriffe von außen schützen, zum Beispiel über ein SSL Zertifikat. Die relevanten Daten werden online oder auf dem PC gespeichert. Es handelt sich um einen omnipräsenten Zugriff von allen erdenklichen Orten, an dem eine stabile Internetverbindung besteht.
Das Programm funktioniert unabhängig von dem Endgerät, mit dem es gesteuert wird. Das macht die Benutzung flexibel, smart und nachhaltig. Die Betriebsunterweisungen sollten im digitalen Bereich allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen und in diesem Zusammenhang keinerlei Sicherheitslücken aufweisen.
Ein gelungener Einstieg in die digitale Betriebsunterweisung
Daraufhin gilt es in der Software den notwendigen Anwendungsbereich festzulegen. Das können für die Betriebsanweisung zum Beispiel die Tätigkeiten der einzelnen Bereiche des Unternehmens sein. Dazu kommen zum Beispiel die Arbeitsmittel, die Anlagen und die Maschinen. Anhand dessen lassen sich die einzelnen Unterweisungen klassifizieren und ordnen, was die Orientierung und Übersicht erleichtern.
Im besten Fall stehen den Nutzern Mustervorlagen zur Verfügung, aus denen sie schnell die korrekten Inhalte übernehmen und erstellen lassen. Im nächsten Punkt gilt es die Gefahren zu definieren, die im Zusammenhang mit dem Unternehmen für die Umwelt und für den Menschen entstehen, um strukturiert die notwendigen Maßnahmen für den Arbeitsschutz und den Gesundheitsschutz zu erstellen. Beispielsweise hat der Unternehmer dadurch die Chance, Angaben zur Instandhaltung oder zum Erste-Hilfe-Programm zu machen.
Kompakte Übersicht über die wichtigsten Dokumente
Auf Knopfdruck lassen sich die Dokumente erzeugen und an die entsprechenden Mitarbeiter und zuständigen Personen im Unternehmen weitergeben. Es gilt auf ein übersichtliches Layout zu setzen, das standardisiert die Orientierung in anderen Unterweisungen erleichtert. Jedem Mitarbeiter sollte die für ihn relevante Unterweisung zur Verfügung stehen, sodass sich dieser Nutzer wiederum eine individuelle Übersicht erstellen kann. Durch die intuitive Strukturierung und die einfache Benutzung werden Fehler in der Verwendung der Software vermieden. Gleichzeitig sollten sich gefährliche Lücken im Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz von Anfang ausschließen lassen.
Ist der Zyklus der Unterweisung verstrichen, sollte das Programm jeden Arbeitgeber regelmäßig an die Erneuerung erinnern. Im besten Fall lassen sich Überprüfungen und Tests transparent durchführen. Das stellt aktuelle Daten sicher und die Kenntnis der einzelnen Mitarbeiter nach der Unterweisung.
Wer sich für eine Software entscheidet und dadurch seine Unterweisungen im Betrieb dezentral und flexibel koordinieren und durchführen möchte, profitiert im doppelten Sinne. Die Software spart Zeit, Arbeit und sorgt für eine kompakte Übersicht und eine Verfügbarkeit aller relevanten Dokumente, die so niemals verlorengehen. Mit einer Software als Betriebsunterweisung entscheiden sich die Unternehmer für einen wegweisenden und nachhaltigen Schritt in die Zukunft für mehr Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz.
